RAION · POUFNOŚĆ I DOKUMENTACJA
Informacja dla osób korzystających z konsultacji i diagnozy
Aktualizacja: 16 października 2026 r. · wersja 1.0
Rozmowa o własnych trudnościach wymaga zaufania. Poniżej wyjaśniam, do czego służą dane i dokumentacja powstające podczas konsultacji oraz diagnozy prowadzonych przez RAION. Zasady rezerwacji i korzystania ze strony opisuje osobno polityka prywatności.
1. Administrator i kontakt
Administratorem jest Kacper Radzki, prowadzący działalność gospodarczą RAION Kacper Radzki, ul. Podwale 4 d/6, 59-500 Złotoryja. Kontakt w sprawach danych i dokumentacji: kontakt@raion.pl, +48 601 774 775. Gabinet spotkań: ul. Piłsudskiego 23–29, budynek 1, lokal 10, 55-120 Oborniki Śląskie.
2. Zakres danych i cel dokumentacji
Przetwarzam dane identyfikacyjne i kontaktowe potrzebne do współpracy, dane o uprawnieniu do reprezentowania dziecka oraz informacje niezbędne do uzgodnionego celu konsultacji lub diagnozy. Mogą obejmować wywiad, obserwacje, wyniki badań, przekazane dokumenty, ustalenia i zalecenia. Informacje o zdrowiu, seksualności lub orientacji seksualnej należą do szczególnych kategorii danych.
Dokumentacja służy przeprowadzeniu i udokumentowaniu uzgodnionej pracy, zachowaniu jej ciągłości, omówieniu wyników oraz przygotowaniu zamówionej opinii. Gromadzę informacje potrzebne do danego celu; nie ma obowiązku przekazywania całej historii życia ani wszystkich posiadanych dokumentów.
3. Podstawy przetwarzania i zgoda
Dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy przetwarzam na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dane wymagane przepisami, w tym rozliczeniowymi — art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dla niezbędnych informacji służących ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a przy danych szczególnych kategorii również art. 9 ust. 2 lit. f RODO.
W dobrowolnych konsultacjach i diagnozie prowadzonych bezpośrednio przez RAION, gdy nie znajduje zastosowania odrębna przesłanka ustawowa, przetwarzanie danych szczególnych kategorii opieram na Twojej wyraźnej zgodzie — art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Zgodę odbieram przed rozpoczęciem zbierania tych danych, po wyjaśnieniu celu i zakresu pracy. Zgoda w formularzu rezerwacji dotyczy organizacji terminu i nie zastępuje zgody na przetwarzanie danych w toku konsultacji lub diagnozy.
Zgodę możesz wycofać, pisząc na kontakt@raion.pl lub składając oświadczenie podczas spotkania. Nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Bez danych koniecznych do uzgodnionego celu albo po wycofaniu zgody dalsza realizacja odpowiedniej części usługi może być niemożliwa. Dalsze zachowanie danych wymaga własnej, rzeczywiście mającej zastosowanie podstawy; nie traktuję wycofania zgody jako podstawy do bezterminowego przechowywania dokumentacji.
4. Poufność i odbiorcy
Informacje uzyskane w związku z wykonywaniem zawodu są objęte tajemnicą zawodową. Wyjątki wynikają z obowiązujących przepisów, w szczególności w sytuacji poważnego zagrożenia zdrowia lub życia klienta albo innych osób. Obowiązek zachowania tajemnicy nie jest ograniczony w czasie.
Treści konsultacji, wyników i opinii nie przekazuję pracodawcy, szkole ani innym bliskim wyłącznie dlatego, że opłacają spotkania. Udostępnienie wymaga właściwego uprawnienia lub podstawy prawnej. Rozliczenie konsultacji szkolnych obejmuje tylko niezbędne informacje organizacyjne i finansowe.
Dokumentację papierową przechowuję w siedzibie RAION w Złotoryi; elektroniczną w firmowym obszarze Microsoft 365 Business / OneDrive dla Firm oraz na urządzeniach używanych do pracy gabinetu. Dostawcy obsługi informatycznej mogą mieć dostęp w zakresie niezbędnym do powierzonej usługi. Księgowość i operatorzy płatności otrzymują dane potrzebne do rozliczenia, a nie dokumentację konsultacji. Korzystanie z Google Meet służy połączeniu online; spotkanie nie jest automatycznie nagrywane przez gabinet.
O dostawcach, warunkach powierzenia i możliwych transferach poza EOG przeczytasz w polityce prywatności. Kopię informacji o zabezpieczeniach konkretnego transferu możesz uzyskać przez kontakt z administratorem.
5. Jak długo przechowuję dokumentację?
Dla zwykłej dokumentacji dobrowolnych konsultacji i diagnozy przyjmuję zasadę przechowywania przez czas potrzebny do uzgodnionego celu, a po zakończeniu współpracy nie dłużej niż 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono dany proces. Co najmniej raz w roku przeglądam potrzebę dalszego zachowania danych; informacje zbędne usuwam wcześniej. Krótkotrwałe zapiski robocze, które nie są potrzebne jako część dokumentacji, usuwam po opracowaniu właściwego zapisu, najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od zakończenia etapu pracy.
Jest to przyjęta w RAION zasada organizacji i ograniczenia przechowywania, a nie uniwersalny ustawowy termin dla każdej czynności psychologa. Odrębne przepisy dotyczące konkretnego badania, dokumentacji medycznej lub działań w systemie oświaty mogą przewidywać inne zasady. W takim trybie właściwe informacje przekazuję przed rozpoczęciem czynności.
Jeżeli konkretny obowiązek prawny albo spór wymaga zachowania danych dłużej, ograniczam je do niezbędnego zakresu i celu, dokumentując przyczynę. Wycofanie zgody jest rozpatrywane odrębnie. Dane w kopiach zapasowych wygasają w cyklu rotacji właściwym dla danego systemu; do tego czasu służą wyłącznie odtworzeniu i ochronie danych.
6. Dzieci i konsultacje związane ze szkołą
Przed rozpoczęciem pracy z dzieckiem ustalam uprawnienie przedstawiciela ustawowego, zakres zgody i zasady udziału dziecka, uwzględniając jego wiek, dojrzałość oraz właściwe przepisy. Sam dostęp do szkolnego formularza albo zgłoszenie przez pracownika szkoły nie jest zgodą na badanie ucznia i nie zastępuje uprawnienia rodzica lub opiekuna.
Jeżeli czynności są wykonywane w imieniu szkoły lub innej instytucji, odrębnie ustalamy role w przetwarzaniu, odbiorców i zasady dokumentacji. Nie przyjmuję, że umowa finansująca konsultacje daje szkole dostęp do całej dokumentacji RAION.
7. Dostęp do danych i Twoje prawa
Na zasadach RODO możesz uzyskać dostęp do swoich danych i ich kopię, żądać sprostowania, ograniczenia lub usunięcia danych, a w odpowiednich przypadkach przeniesienia danych. Możesz wycofać zgodę oraz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. Realizacja praw uwzględnia również prawa innych osób i ochronę materiałów testowych; nie oznacza to automatycznej odmowy dostępu do Twoich wyników lub danych.
Wniosek prześlij na kontakt@raion.pl. Przed przekazaniem dokumentacji sprawdzam tożsamość i uprawnienie odbiorcy w zakresie adekwatnym do ryzyka; nie żądam rutynowo skanu dowodu osobistego. Co do zasady odpowiadam w ciągu miesiąca. Przysługuje Ci prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Nie podejmuję decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki wyłącznie automatycznie. Wyniki narzędzi diagnostycznych interpretuje psycholog w kontekście uzgodnionego celu badania.
8. Jak bezpiecznie przekazać dokumenty?
Nie umieszczaj dokumentacji w formularzu kontaktowym, opisie rezerwacji, publicznym komentarzu ani wiadomości w mediach społecznościowych. Najpierw ustalmy, które dokumenty są potrzebne oraz sposób ich przekazania. Możesz przynieść je na uzgodnione spotkanie.
Przejdź do rezerwacji · Zasady rezerwacji · Polityka prywatności